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Pubblicato da il 07/07/2015 in Economia e Finanza | 0 commenti

L’email formale per le candidature lavorative, guida e consigli

Email Al giorno d’oggi, la maggior parte delle comunicazioni formali viaggia attraverso la posta elettronica, inoltre questo è il mezzo più usato per candidarsi ad un lavoro . Per questo risulta fondamentale saper scrivere e-mail che rispettino i basilari canoni di formalità e che non risultino sbrigative o superficiali. Non esistendo ancora alcuno standard universalmente riconosciuto, si tende ad usare lo stile epistolare classico e, chiaramente, il buon senso.

Ma per cosa si usa principalmente una mail formale? Andiamo a vedere insieme i maggiori utilizzi di questo strumento che ha rivoluzionato il mondo della comunicazione:

  • Invio di Curriculum Vitae;
  • Richiesta di assistenza;
  • Richiesta di informazioni;
  • Invio di fatture elettroniche;
  • Lettera presentazione CV;
  • Comunicazioni ufficiali.

Questi sono i principali motivi, ma ora andiamo a vedere come fare per scrivere un messaggio di posta elettronica in modo formale ed efficace.

Scrivere una mail formale ed efficace

Innanzitutto, per scrivere un’e-mail formale serve un indirizzo di posta formale. Quando l’e-mail compare nella posta in arrivo, il nome del mittente è la prima cosa che si nota. È quindi necessario utilizzare un indirizzo di posta professionale: la soluzione migliore è scegliere semplicemente il proprio nome e cognome.

Passiamo ora a parlare dell’oggetto dell’e-mail che, se ben scritto (come un bel titolo per un libro), consente di attirare l’attenzione del destinatario. Esso deve presentare una sintesi accurata del contenuto, in modo che il destinatario capisca subito cosa viene richiesto e possa agire rapidamente.

Capitolo a parte merita l’intestazione dell’e-mail. Se l’indirizzo di posta è generico (info@, direzione@, amministrazione@), è possibile che l’e-mail venga letta da più persone. Se si desidera che sia una persona in particolare a leggerla, si deve specificare il destinatario all’inizio del messaggio, usando la formula “All’attenzione di Nome e Cognome”.

All’inizio di un’e-mail ci si rivolge al destinatario con un saluto di circostanza, formato da un aggettivo di circostanza seguito da un gruppo di appellativo (Dott., Avvocato, Professore, Ingegnere, etc.).

Se non si è sicuri del titolo, è meglio indicare solo il Nome e Cognome, oppure usare il classico Signor (Sig.) e Signora (Sig.ra).Mentre l’aggettivo di circostanza va scelto con cura:

  • Egregio: la soluzione più formale, utilizzata quando ci si indirizza con rispetto ad una persona che non si conosce o con cui non si ha un rapporto paritario (capo, docente, etc.). Anche Esimio e Illustre sono aggettivi formali ma ormai desueti.
  • Gentile: utilizzato quando si vuole apparire cortesi e formali senza però essere riverenti.
  • Caro: la formula più informale, usata quando ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza.

Se non si conosce il nome del destinatario ci si può rivolgere alla carica generica (responsabile risorse umane, responsabile divisione commerciale, etc.) e si può cominciare l’e-mail con un saluto (Buongiorno, Buonasera).

Il corpo centrale del testo include una breve presentazione in cui il mittente specifica il proprio nome e titolo/ruolo ela ragione per cui scrive (fare una richiesta, inoltrare un documento, chiedere o fornire un’informazione). È fondamentale scrivere in maniera chiara, concisa e con la corretta punteggiatura per consentire il corretto passaggio delle informazioni.

Concludiamo parlando dei ringraziamenti (La ringrazio per la Sua attenzione) e del congedo formale. Le formule di saluto più diffuse nelle e-mail formali sono Distinti saluti e Cordiali saluti, seguite dalla firma, con nome e cognome.

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